Nadszedł 2019 rok. Czas planowania, ustalania i weryfikowania finansowych wydatków w ramach działań EB. Jak dobrze zaplanować koszty, aby zrealizować swoje cele? Na co powinniśmy zwrócić szczególną uwagę przy rozdysponowywaniu pieniędzy? Dziś o tym, jak skonstruować budżet na miarę 2019 roku.
Na co komu budżet
Jeśli macie to szczęście pracować w firmie, gdzie istnieje budżet dedykowany działaniom EB, to rewelacja. Zawsze lepiej jest wiedzieć, że mamy fundusze do zrealizowania naszych planów. Ubiegłoroczne statystyki wskazywały, że średni budżet przeznaczany na działania dot. marki pracodawcy to mniej niż 100 tys. W porównaniu z latami 2010-2017 to i tak dobry wynik, biorąc pod uwagę, że employer branding nadal nie jest obecny w większości polskich firm. Co w przypadku gdy takiego budżetu nie ma? W takich sytuacjach zwykle wydatki na działania EB są ustalane na bieżąco. Pojawia się potrzeba, a za nią decyzja czy znajdą się środki na jej sfinansowanie. Nie jest to sytuacja dramatyczna, bo na podstawie zeszłorocznych kosztów można stworzyć à la budżet dla nowych działań. Warto przedyskutować temat osobnego budżetu, czasem kropla drąży skałę. Jako argument można podać łatwość weryfikacji na co zostały wydane pieniądze, czy mierzenie zwrotów z inwestycji.
50/50?
Działania employer brandingowe, nierzadko także przy planowaniu budżetu, dzielone są na te wewnętrzne i zewnętrzne. Czy ma być to podział pięćdziesiąt na pięćdziesiąt? Nie ma na to jednoznacznej odpowiedzi. Są organizacje, które na budowanie wizerunku wśród potencjalnych pracowników wydają dużo więcej niż na te dbające o posiadany zespół. Nie wynika to z priorytetów, a z konieczności. Jeśli duża firma prowadzi nieustanną rekrutację, na kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt stanowisk miesięcznie same ogłoszenia to koszty rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych. Wizerunek pracodawcy to kosztowna praca, w dosłownym tego słowa znaczeniu. Podział budżetu to ważna decyzja. W małych organizacjach dbanie o zespół bywa bardziej nakładowe niż budowanie świadomości na zewnątrz. Ty znasz swoją organizację najlepiej i wiesz na co powinieneś położyć większy nacisk.
Krok po kroku
Kiedy wiesz jak podzielić pieniądze spisz to. Ja preferuję tabele, ze względu na ich czytelność. Kategoryzuję wydatki na zewnętrzne i wewnętrzne, następnie wskazuję konkretne akcje i wskazuję koszty. Często nie jest możliwe określenie dokładnej kwoty, jaką zamierzamy przeznaczyć na dane działanie, dlatego warto zabudżetować dodatkowe 5-10% w razie zmiany cen względem poprzedniego roku. Polecam ustawiać kosztorysy miesięcznie. Dzięki temu wiemy nie tylko w jakim czasie wydamy najwięcej, ale też kiedy czeka nas najwięcej pracy. Dobrze skonstruowany plan finansowy jest elastyczny, pamiętajmy o tym. Nie można przecież przewidzieć wszystkiego. Jeśli jest taka możliwość, pozostaw sobie tzw. rezerwę, na nieprzewidziane działania. Uwierz mi, na pewno ją spożytkujesz.
Dobry budżet to taki, który bezpośrednio skorelowany jest z celami, jakie chcemy osiągnąć. Przyjęło się, że przygotowuje się go na rok, jednak nie widzę powodu, aby tworzyć budżety półroczne czy nawet kwartalne. Jeśli jest wam wygodniej z całej puli wydzielać środki na krótszy czas róbcie to. Plan jest dla was nie wy dla planu. Nie bójcie się go modyfikować i dostosowywać do aktualnych warunków. Elastyczność w tym zakresie jest bardzo istotna. Miejcie oczy i uszy szeroko otwarte i w miarę możliwości pracujcie z budżetem na bieżąco, a będzie waszym zawodowym pomocnikiem.