Często wraz ze wzrostem organizacji pojawiają się problemy komunikacyjne. Dotyczy to wielu firm, branża i lokalizacja nie mają znaczenia. Komunikacyjny chaos, brak przepływu informacji, nieświadomość co dzieje się w pokoju obok to wyzwanie, z jakim się borykamy. Czy jest na to recepta? Jakie kroki należy podjąć, aby pielęgnować dobrą komunikację?
Kto z kim i dlaczego
Zacznijmy od pytania: kto w firmie powinien odpowiadać za komunikację? Najlepiej, jeśli jest to specjalista/-ka ds. komunikacji, czy employer brandingu, osoba która na co dzień ma kontakt z pracownikami. Ktoś, do kogo zadań należy dbanie o właściwe zarządzanie informacją wewnętrzną. Zdarza się, że za komunikację odpowiada marketing, czy administracja. Wszystko zależy od struktury firmy i jej wielkości. Im większa firma, tym większa szansa, że komunikacja będzie w rękach dedykowanej osoby, jednak nie jest to regułą. Bywają sytuacje, że za komunikację odpowiada pracownik, który robi to dodatkowo, przy okazji, poza swoimi regularnymi zadaniami napisze np. maila do załogi, czy powie co nieco o planach firmy np. na kolejny miesiąc. Traktowanie komunikacji na pół gwizdka to zła praktyka. Ma ona skutki uboczne, niedoinformowany pracownik nie przywiązuje wagi do informacji, bagatelizuje je. Dlatego tak ważne jest, aby za komunikację wewnętrzną odpowiadała odpowiednia osoba, do której można zwrócić się z prośbą o wyjaśnienie danego tematu, czy jego rozszerzenie.
Mówić, pisać, śpiewać
Dobór adresatów i odbiorców komunikacji jest niezwykle istotny. Wiedząc do kogo kierujemy przekaz, możemy dostosować właściwy język, czy formę. Inaczej będziemy się „porozumiewać” z zespołem rozproszonym, inaczej z tym w jednej lokalizacji. Inną formę możemy zastosować dla pracowników biurowych, inną dla fizycznych. Nie ma jednego rozwiązania. Co więcej, nie jest powiedziane, że najlepsza komunikacja musi być werbalna. Elastyczność w komunikacji wewnętrznej jest niebywale istotna. Od tego jak przygotujemy przekaz dla zespołu, zależy nierzadko to, czy do zostanie zauważony, czy zrozumiany. Zabawa formą jest mile widziana. Standardy takie jak: spotkanie firmowe, czy e-mail, nie zawsze się sprawdzają. A co gdyby zamienić nudną wiadomość na filmik? Bądź zaśpiewać współpracownikom piosenkę, czy napisać wiersz? Spróbujcie, reakcje mogą mile zaskoczyć.
Transparentność przede wszystkim
W komunikacji wewnętrznej niezwykle istotna jest równość w dostępie do informacji. Często zdarza się tak, że o pewnych tematach wie tylko małe grono osób. Powodem takiej sytuacji może być np. rozproszony zespół, bądź wielkość firmy, ale może być to także nieuzasadniona chęć „pewnej grupy” do bycia w posiadaniu informacji. Chronienie ważnych tematów to jedno, a blokowanie dostępu do wiedzy o firmie to już zupełnie inny wątek. Im więcej jawności i powszechności tym lepiej. Dotyczy to zarówno tematów wagi ciężkiej, jaki i lekkiej. Jeśli na przykład otwieramy kolejny oddział firmy, możemy pracownikom z innych miast, zamiast suchego maila o tym fakcie - zorganizować wycieczkę do nowego biura, bądź wysłać fotorelację z otwarcia. Nie bójmy się informować. Pracownik poinformowany czuje się bowiem w pracy bezpieczniej i chętniej dzieli się swoim zasobem wiedzy i spostrzeżeniami.
Nie od razu Kraków zbudowano
Na zainteresowanie treściami trzeba zapracować, nic nie dzieje się od razu. Wprowadzając w firmie broszurę informacyjną, gazetkę, czy newsletter nie musi od początku cieszyć się zainteresowaniem. Oczywiście, może zaskoczyć natychmiast, jednak bywa i tak, że na uznanie danej formy trzeba zaczekać. Przy tworzeniu tradycyjnego biuletynu, czy wersji on-line należy pamiętać, aby był dopracowany pod każdym względem. Liczy się tylko sama treść, ale i oprawa graficzna, czy sposób jego przekazania. Wydając gazetę firmową możemy jej nowe wydanie umieścić niedaleko wejścia do firmy, ale dużo skuteczniejsze będzie kolportowanie jej wśród pracowników w dniu pracy, bądź położeniu jej na każdym biurku wcześnie rano. Na pewno nie będzie przeoczona. Nietuzinkową opcją byłoby wysyłanie jej pracownikom do domu, zwłaszcza jeśli zawarte w niej treści są podane w lekkiej formie i nie dotyczą jedynie życia organizacji. W przypadku komunikacji internetowej dobrze jest wybierać tematy, które interesują jak największe grono pracowników. Udostępnianie różnorodnych treści i zdjęć zawsze się sprawdzi. Miłym akcentem będzie, jeśli autorem informacji będą różne osoby, dzięki czemu przekaz będzie różnorodny.
Czy to działa?
Dobrze zaprojektowana komunikacja może przynieść wielkie korzyści firmie. Nie tylko informuje, ale potęguje wymianę wiedzy. Skąd jednak mamy wiedzieć, że nasz newsletter jest czytany? Przy obecnej technice nie ma problemu, aby zliczać ilość wejść na podstronę gdzie publikujemy treści. Możemy też zastosować krótką ankietę w trakcie publikacji, gdzie każdy odbiorca, który przeczyta nowy wpis, ma go ocenić. Jeśli komunikujecie się za pomocą filmu, może sprawdzać ilość wyświetleń. W przypadku form drukowanych zmierzenie efektywności jest trudniejsze, ale nie niemożliwe. Sygnały „czy to działa” dojdą też do was z otoczenia. Pracownicy będą rozmawiać między sobą o stosowanej formie komunikacji, czekać na nią, dopytywać i ją współtworzyć. Płynne przechodzenie z bycia nadawcą w odbiorcę i na odwrót to sytuacja doskonała i najlepsza rekomendacja podjętych działań i motor do działania.
Dobrze zaplanowany proces komunikacji wewnętrznej jest równie ważny, jak proces sprzedażowy. Pokuszę się nawet o stwierdzenie, że komunikacja w organizacji stanowi element nadrzędny względem wielu procesów. Gdy jesteśmy dobrze poinformowani, znamy swoje cele, zadania, czy oczekiwania wobec nas. Działa to w dwie strony, zarząd powinien informować załogę, a załoga zarząd. Dwutorowość jest kluczem do sukcesu, wzmacnia transparentność i poczucie bezpieczeństwa w pracy. Komunikacja XXI wieku wykorzystuje rozmaite formy. Jest odważna i różnorodna. Nie należy bać się eksperymentów, próbować nowego, jeśli coś się nie sprawdzi, informacja o tym wróci do was, a to znak, że komunikacja pracuje.