W każdej firmie, która posiada budżet na działania wewnętrzne, przynajmniej raz w roku odbywa się pracowniczy event (nie licząc imprez świątecznych). Największym problemem dla firm, które stawiają na imprezy wpisujące się w kulturę organizacyjną, jest motyw przewodni spotkania. Jak zorganizować event na miarę potrzeb organizacji? Czy jest możliwe pogodzenie celów zarządu z celami załogi?
Po co komu event?
Zasadniczym celem wszelkich integracji firmowych, jak sama nazwa wskazuje, jest integracja. Chcemy aby nasi ludzie lepiej się poznali, spędzili ze sobą trochę czasu i zwyczajnie pogadali w nieformalnych okolicznościach. Wydawać by się mogło, że najważniejsze jest stworzenie im do tego dogodnych warunków (wybranie odpowiedniego miejsca i czasu). Czy zawsze? Polecam zadanie sobie kilku pytań, odpowiedzi naprowadzą nas jakiego typu spotkania oczekuje zespół i jak przekłada się to na potrzeby organizacji:
- Dlaczego chcemy zorganizować spotkanie dla pracowników?
- Co chcemy osiągnąć? Jaki jest główny cel spotkania?
- Jakie poboczne cele chcemy zrealizować poprzez spotkanie? Czy takie mamy?
- Dla kogo organizujemy event (tylko dla pracowników, pracowników i ich rodzin)?
- Jakie są główne wymogi spotkania (termin, godzina, miejsce)?
- Jakim budżetem dysponujemy?
Temat na dziś
Kiedy odpowiemy sobie na ww. pytania łatwiej będzie nam planować, a co najważniejsze wymyślić motyw przewodni, co jest chyba największym wyzwaniem dla eventowych ogarniaczy. Jest wiele firm, które stawiają na tematyczne spotkania, realizowane zawsze w jeden sprawdzony sposób, bo tego oczekuje zespół i wpisuje się to w cele firmy np:
- gry (planszówki, na PSP itp.),
- imprezy sportowe (zawody wewnętrzne, mecze, udział w zew. eventach typu Business Run),
- imprezy rodzinne (gdzie pracownicy mogą przyjść wraz z całą rodziną i każdy znajdzie atrakcje dla siebie),
- muzyczne (koncerty połączone z piknikiem dla pracowników lub karaoke).
Znając dobrze swój zespół szybko można zorientować się jakiego typu atrakcji on oczekuje.
Kulturalny event
Znając kulturę organizacyjną firmy, wartości, jakimi się kieruje oraz jej misję, stworzenie eventu może być prostsze, bo z automatu znamy pewne założenia, które muszą być spełnione. Jeśli wiemy, że nasza firma stawia na relacje i współpracę, możemy zaproponować eventy gdzie pojawi się motyw tworzenia czegoś wspólnie. Sprawdzić się tu może spotkanie pod hasłem “biwak” gdzie zaczniecie od stworzenia osady, przez wspólne przygotowanie ogniska, struganie patyków, przygotowanie potraw. Jeśli w waszej firmy stawiacie na aktywność, indywidualizm i dynamikę, polecam wszelkiego rodzaju eventy sportowe. Zorganizowanie biegu z przeszkodami lub sztafety na pewno spodoba się amatorom aktywnego stylu życia. W przypadku gdy stawiacie na rozwój pracowników i ciągłe podnoszenie kompetencji, znakomicie sprawdzą się wszelkiego rodzaju wyzwania, tu pomysłów może być wiele od escape roomów zaczynając, a na warsztatach kulinarnych czy technicznych kończąc.
Uda się, czy się nie uda
Chcąc zrealizować imprezę wpisującą się w kulturę firmową należy pogodzić cele zarządu z celami pracowników. Kiedy bijecie się z myślami czy to co podoba się zarządowi spodoba się także głównym zainteresowanym, warto zapytać ich o zdanie. Jak to mówią “ankieta zawsze jest spoko”. Dzięki temu od razu otrzymacie informację, w jakim z zaproponowanych, zaakceptowanych przez zarząd kierunków, możecie pójść. Dobrą opcją jest też zbieranie pomysłów na event wewnątrz organizacji, wśród załogi. Czasem osoby, które nie organizują integracji bezpośrednio, mają bardzo dobre pomysły, które dodatkowo wpasowują się w strategię firmy, albo stanowią idealny punkt wyjścia.
A po wszystkim
Warto pytać o wrażenia po imprezie. Zebrany feedbacka posłuży jako swoisty kierunkowskaz na przyszłość. Możemy dowiedzieć się co należy poprawić, jakie oczekiwania wobec kolejnych spotkań mają uczestnicy. Wiadomo, nie można liczyć na to, że sto procent uczestników eventu weźmie też udział w mini badaniu satysfakcji, ale jeśli uda się pozyskać siedemdziesięcioprocentową frekwencję to będzie to znakomity wynik. Wbrew temu, co często słyszymy, ludzie chcą być pytani o zdanie i mieć realny wpływ na to co dzieje się w ich firmach. Ważne jest aby pamiętać, że to co pracownicy wskazują jako element do poprawy, należy uwzględnić podczas organizacji kolejnej imprezy. Nie ma nic gorszego niż pytać o zdanie, a następnie olać sugestie.
Organizacja spotkań integracyjnych nie jest prosta, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z rozproszonym i licznym zespołem. Stopień trudności wzrasta, kiedy nasz budżet jest mały, a uczestników sporo. Im więcej warunków musi być spełnionych, tam bardziej potrzebne są kreatywne rozwiązania. Jednym z nich może być np. wzięcie udziału w akcjach charytatywnych, które dzieją się w waszych miastach, czy podpięcie się pod inicjatywy organizowane przez instytucje kultury. Sprawdzić mogą się też imprezy sportowe połączone z samodzielnie przygotowywanym piknikiem, gdzie koszty można znacząco ograniczyć. Oczywiście wszystko w ramach zdrowego rozsądku i zgodnie z przyjętą strategią firmy.