Ostatnio na zajęciach ze studentami rozmawialiśmy o rozmowie rekrutacyjnej, pytaniach, jakie padają w trakcie, ale też o rekruterach. To nie był pierwszy raz, kiedy sypię głowę popiołem i zwyczajnie się wstydzę, bo ocena działań rekruterów nadal pozostawia wiele do życzenia, a przecież tyle się mówi i pisze o dobrych praktykach. To może ja dodam swoje trzy grosze.
Ten pierwszy raz
Działanie rekrutera rozpoczyna się albo w momencie formułowania ogłoszenia, formularza aplikacji, albo podczas oceniania nadesłanych aplikacji. Treść jest bardzo istotna, można o niej napisać niejeden artykuł, podobnie jak o konstruowaniu adekwatnych formularzy – może się o to postaram, za jakiś czas. Tymczasem ocena aplikacji to etap, w którym powinno dojść do pierwszego kontaktu z kandydatem. Kiedy do ATS-a wpada CV, do nadsyłającego powinna przyjść wiadomość, że jest ono przetwarzane i czego może się spodziewać w najbliższym czasie. Bardzo często są to wiadomośc generowane automatycznie. Dobrze jest w nich zawrzeć informację, ile potrwa weryfikacja nadesłanego dokumentu, co nastąpi potem. Natomiast jeśli w trakcie przeglądu aplikacji rekruter wie, że kandydat jest niedopasowany, warto od razu go o tym poinformować. Nieraz spotkałam się z tym, że te CV, które i tak nie przejdą do kolejnego etapu, wiszą w systemie do końca rekrutacji po to, aby na sam koniec, często po wielu tygodniach, wysłać wiadomość o zakończeniu procesu.
Skoro mamy do dyspozycji narzędzia ułatwiające codzienną pracę rekrutera, w tym szablony wiadomości, które należy często tylko spersonalizować, wykorzystujemy to. Kandydaci pamiętają, kto pokwapił się, by wysłać wiadomość, także tę odmowną, a kto kompletnie ich olał.
Dziękujemy za Twoją aplikację
Kiedy decydujesz się napisać kandydatowi informację o powodach odrzucenia jego aplikacji, zastanów się nad tym, jaki cel chcesz osiągnąć. Można wysłać suchą wiadomość, bez szczegółów i oczywiście jest to lepsze niż głucha cisza po nadesłaniu CV. Jednak dużo lepiej zadziała informacja o tym, co zadecydowało, że kandydat nie zostanie zaproszony na rozmowę. Powody mogą być różne:
- brak odpowiedniego doświadczenia,
- brak znajomości języków obcych lub niewystarczający poziom,
- za wysokie oczekiwania finansowe względem widełek podanych w ogłoszeniu,
- lokalizacja kandydata, która uniemożliwia pracę hybrydową lub stacjonarną.
Oczywiście mogą być też inne powody, mam jednak przekonanie, że jakie by one nie były, warto dać kandydatowi znać, co zdecydowało, że nie przejdzie do kolejnego etapu. Co ważne, przy braku bardziej konkretnej informacji kandydaci coraz częściej mają odwagę zapytać o powody odrzucenia, bądź proszą o więcej szczegółów w tym temacie. Warto w takim przypadku wyjść naprzeciw i przekazać szczery feedback.
Gadu-gadu
W niektórych procesach rekrutacyjnych rozmowa telefoniczna jest standardem. Jest to element weryfikacyjny, pozwala poznać oczekiwania kandydata, doprecyzować to, co jest niejasne dla obu stron, często sprawdzić znajomość języków. Uważam to za bardzo pomocny i ważny etap, dlatego warto traktować go serio i nie sprowadzać tylko do bombardowania pytaniami, ale dać też coś od siebie, opowiedzieć o tym, jak wygląda codzienność w firmie, jaki mamy zespół, jak wyglądają celebracje. Te pozornie błahe tematy tworzą atmosferę i pozwalają uchylić „rąbka tajemnicy” o tym, jak wygląda firmowe życie. Często te informacje decydują o zaangażowaniu kandydata. Jak wskazują liczne raporty i badania, atmosfera i wartości firmowe są w top 3 powodów, dla których ktoś pracuje w danej organizacji. Idąc tym tokiem myślenia, to właśnie one mogą kandydata jeszcze bardziej zachęcić do dołączenia, zwłaszcza w przypadku kiedy został znaleziony przez social media np. LinkedIn.
Łączę rozmowę
Czy można podczas rozmowy telefonicznej od razu dać kandydatowi znać, że może albo nie może spodziewać się zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną? Moim zdaniem tak, zwłaszcza jeśli w firmie panuje atmosfera szczerości i otwartej komunikacji. Kiedy w trakcie rozmowy dowiadujemy się rzeczy, które mogą zdyskredytować kandydata, można to zaakcentować, argumentując tę informację. Mnie nieraz zdarzyło się wyrazić wątpliwości w trakcie, prowadzi to często do dyskusji na ten temat i nierzadko kandydat sam zauważa, że pewne aspekty mogą go wykluczać z procesu. Miałam też okazję podczas rozmowy telefonicznej powiedzieć, że profil danej osoby jest bardzo interesujący i będę rekomendować spotkanie. Wiem, że są rekruterzy bardziej powściągliwi niż ja, którzy nie ujawniają emocji i wrażeń i jestem z tym ok, jeśli wynika to z wartości i zasad panujących w firmie. Byłam też w takich organizacji, gdzie nadmierna wylewność nie była codziennością, znając te dwa podejścia i zapewne też pośrednie, myślę, że kandydat zawsze docenia autentyczność kontaktu, co dodatkowo składania go do dania więcej od siebie. Bez względu na to, która forma jest ci bliższa, warto wykorzystać etap rozmowy telefonicznej jak najbardziej i potraktować go jako ważną składową cząstkowego albo końcowego feedbacku.
Miło mi pana widzieć
Kolejnym punktem styku rekrutera z kandydatem pozornie jest rozmowa. Poprzedza ją jednak zaproszenie na nią. Zwykle jest ono telefoniczne, a mailowo przesyłamy te same informacje w formie pisanej, aby nie doszło do pomyłek. Ten, wydawałoby się mało znaczący element, jest również wizytówką rekrutera, a co za tym idzie – firmy. Można wysłać do kandydata maila z wylistowaną datą i godziną oraz adresm, pod jakim ma się stawić, a można dodać do tego np.:
- informację, kto będzie obecny na spotkaniu
- co może być przedmiotem rozmowy, jak warto się przygotować. Można wskazać na rozmowę w języku obcym albo przygotowanie portfolio
- orientacyjny czas trwania rozmowy
- wskazówki dotyczące dojazdu i parkingu
- jaki strój jest u nas mile widziany.
Poza wartościowymi informacjami, znaczenie ma też sama forma. Nawet w mailu możemy przemycić to, co w naszej firmie ważne. To, w jaki sposób piszemy, jest równie ważne jak to, o czym.
Proszę usiąść
Rozmowa rekrutacyjna od zawsze jest elementem stresującym. Poziom tego stresu zależy od indywidualnego podejścia, ale też tego, jak przebiegały poprzednie etapy. Niwelowanie go poprzez otwartą, ludzką komunikację jest korzyścią dla obu stron. Im więcej danych dostarczymy kandydatowi a on nam, tym łatwiej przebiegnie rozmowa. To nic innego jak zwiększenie poziomu komfortu, a co za tym idzie – zaufania. Sama rozmowa powinna być kontynuacją dotychczasowej komunikacji. Jeśli do tej pory wszystko przebiegało w luźnej atmosferze, nie ma sensu spinać się tylko dlatego, że się widzimy. Zawsze dobrze działa na kandydata możliwość przejścia się po biurze, podpatrzenie codzienności firmowej, daje mu to wyobrażenie, co może go czekać. Nie widzę też powodu alienowania kandydata od osób obecnych w biurze, wprowadzenia go do pokoju i trzymania go tam przez długie minuty. Z własnego doświadczenia wiem, że taki minispacer bardzo pomaga w pierwszych minutach spotkania, choćby miał to być tylko spacer po kawę. To idealny łamacz lodów, dający wiele tematów do rozmowy.
Zadzwonimy do pana
Na rekrutacji pada zwykle informacja, w jakim czasie rekruter wróci z informacja o decyzji. Im bardziej konkretna jest to data, tym lepiej. Kiedy pada samo „odezwiemy się”, w głowie kandydata roi się mnóstwo terminów, a każdy dzień bez telefonu wzmaga niepokój. Jeśli damy znać, że do dwóch tygodni zadzwonimy, na pewno zadziała to lepiej. A kiedy już dzwonimy, miejmy przygotowany rzeczowy feedback. Kiedyś usłyszałam, że gdy dzwonimy z ofertą do kandydata, feedback nie jest już potrzebny, przecież proponujemy pracę. Nie zgadzam się z tym. Warto, aby przyszły pracownik poznał nasze spostrzeżenia, wiedział, co zdecydowało o tym, że to jego wybraliśmy. Jeśli w wyniku rozmowy wiemy też o brakach, jakie warto nadrobić np. dzięki szkoleniom, też dobrze jest o tym powiedzieć. Kiedy nie dzwonimy z ofertą, feedback ma jeszcze większą wartość. To, co przekażemy kandydatowi, może być dla niego wskazówką w przyszłości. Czy feedback powinien być politycznie poprawny czy szczery? Wiadomo, nie chodzi o to, aby komuś wywalić kawę na ławę w niestrawnej formie, ale im więcej prawdy, tym większa szansa na zrozumienie, a być może kontakt w przyszłości. Niektórzy decydują się na wysyłanie feedbacku zamiast rozmowy telefonicznej. Rozumiem argumenty za, jednak wydaje mi się, że warto przeprowadzić rozmowę, nie ma w niej miejsca na niezrozumienie i nadinterpretację maila. Jest również szansa na dopytanie o interesujące rzeczy. Tak wiele razy zdarzyło mi się słyszeć miłe słowa od kandydata, który mimo braku oferty dostał jakościowy feedback, że jestem przekonana, że ma to dużą wartość dla zainteresowanej osoby, ale jest też rewelacyjną wizytówką rekrutera i firmy.
Ilość błędów, jakie rekruter może popełnić, jest duża. Świadomość tego, co można robić lepiej dotyczy nie tylko kandydatów, ale też rekruterów. Zbieranie feedbacku po procesie rekrutacji niestety nadal nie jest popularne. Wydaje mi się naturalne, że skoro sami oceniamy, też powinniśmy zostać poddani informacji zwrotnej. Jeśli robimy to regularnie i bez wyjątków, nasz proces może być tylko lepszy. Taki, żebyśmy się nie wstydzili.
