Kiedy pracownik mówi to gorzkie słowo „odchodzę”, zaczyna się ciąg często nieskoordynowanych działań, które mają na celu albo zatrzymanie go w firmie, albo wypuszczenie na wolność w utrudnionych warunkach. A przecież można inaczej – po ludzku.
Oto moje wypowiedzenie
Nie oszukujmy się, decyzja o zmianie pracy nie następuje pod wpływem impulsu. To proces, który w zależności od osoby przebiega nieco inaczej. Bo są tacy, którzy działają, jak tylko pierwsze jaskółki na niebie zwiastują problemy i ci, którzy tkwią w szambie tak długo, aż zabraknie im świeżego powietrza. Są osoby, które przygotowują sobie grunt na odejście — skrupulatnie, tygodniami, a nawet miesiącami przeczesują oferty pracy, chodzą na rozmowy i wybierają spośród najlepszych opcji. Chcą wybrać najkorzystniejszą i dopasowaną do siebie opcję. W końcu już wiedzą, czego nie chcą – a to bardzo dużo. Wśród nich znajdują się osoby bardzo metodycznie przeczesujące nie tylko job boardy, ale skanujące socjale pracodawców, którymi są zainteresowani. Sprawdzają opinie o firmach, zasięgają języka, korzystają ze znajomości. Oczywiście są też tacy, którzy pod wpływem „przebranej miarki” odchodzą, i to wtedy albo zaczynają szukać intensywniej, albo finalizują wcześniejsze rozmowy. Którąkolwiek drogą nie szliby do gabinetu szefa ze swoim wypowiedzeniem, to oni rozdają karty i pod ich dyktando, zwane okresem wypowiedzenia, zaczyna się intensywna akcja specjalna zwana offboardingiem.
Alarm w kurniku
Słyszałam kiedyś opinię, że duże organizacje, gdzie procesy na wyjście są już ukształtowane, łatwiej radzą sobie ze stratą pracownika. Scenariusz jest prosty, delikwent odchodzi, no to ruszamy z rekrutacją, aby zapełnić lukę, przeprowadzamy exita i żegnamy tortem tego, który nas opuszcza. W moim odczuciu to trochę smutne. Jak wielka nie byłaby firma, odchodzi z niej nasz kolega. Jakiś zespół musi poradzić sobie z tą sytuacją, bo – chociażby – będzie miał teraz więcej pracy. Zanim przyjdzie nowy, ktoś musi przejąć zadania, wdrożyć się w nie i efektywnie je realizować. To wzbudza niepokój i stres i bezpośrednio przekłada się na atmosferę. Odejście pracownika nie powinno być traktowane jako rutyna, ale też nie jako porażka. Wszystko zależy od okoliczności. Działania offboardingowe powinny być dopasowane do kultury firmowej i tego, co chcemy osiągnąć, przecież czasem udaje się taką osobę zatrzymać skutecznie, na zasadach win-win. Moim zdaniem najgorsze reakcje na wypowiedzenie to:
- utrudnianie pracownikowi wyjścia z firmy — metoda kładzenia kłód pod nogi,
- przyjęcie go z uśmiechem na ustach i niekrycie się z zadowoleniem,
- przyjęcie do wiadomości i udawanie, że nic się nie stało.
Po moim trupie
Zdarzało mi się słyszeć od znajomych, że ich wcześniejsi szefowie w momencie złożenia wypowiedzenia zachowali się, mówiąc delikatnie — agresywnie. Od razu przeszli w tryb — „odchodzisz, to ja ci pokażę” albo „po moim trupie”. Co jest najsmutniejsze, nie był to tylko efekt początkowego szoku, bo swoją bojową gotowość wykazywali do samego końca, grożąc, robiąc niewygodne aluzje czy uszczypliwości. Reakcja ze strony odchodzącego pracownika jest zwykle bardzo szybka — ucieka na L4. Patologia rodzi tu patologię, niestety. Powoduje to jeszcze więcej problemów dla zespołu, bo z dnia na dzień zostają z masą niedokończonych spraw, którymi ktoś musi się zająć. Doprowadza to do zmniejszenia zadowolenia z pracy wśród tych, co zostali, konfliktów na linii pracownik – pracownik, bądź szef – pracownicy, a w konsekwencji kolejnych zwolnień. Taka reakcja na pewno obije się innym członkom zespołu o uszy, a to nie jest najlepszy PR dla firmy. Kiedy HR-y są przytomne, w takiej sytuacji zajmują się szefem, wprowadzają cykl spotkań, szkoleń, jak rozmawiać z pracownikiem, który zdecydował się odejść. Pytanie brzmi, czy powinno się działać post factum, czy jednak proaktywnie. Przyjmować wypowiedzenia też trzeba umieć i jest to umiejętność równie ważna jak inne z kafeterii zadań menedżera.
Nareszcie
Uśmiech szefa, gdy ktoś się zwalnia, może być reakcją na stres, ale kiedy jednocześnie padają słowa: „dobrze się stało, też mieliśmy takie plany wobec ciebie”, to już inna historia. Zdarzają się sytuacje, że cierpliwość wobec pracownika jest naruszona, a liczba kolejnych szans na poprawę znacząco wyczerpana, jednak wyżej opisana reakcja nie powinna mieć miejsca. Znacznie lepiej byłoby porozmawiać o powodach zwolnieniach, nowym miejscu i zadaniach, jakie czekają na zwalniającą się osobę i skwitowanie tego słowami „rozumiem twoje powody odejścia, trzymam kciuki, że będzie to dobre miejsce dla ciebie”. Można przecież dopuścić do siebie fakt, że wina wcześniejszego niedogadywania się leży pośrodku, a nowa firma może wydobyć z pracownika jego najlepsze umiejętności. Niedopasowanie charakteru, napięcie na linii pracownik – szef, to jeden z najczęstszych powodów zmiany pracy i jestem daleka od tego, aby uogólniać, że wina jest po stronie pracownika. Kto nie odchodził przez szefa – ręka do góry? Nie zapominajmy, że za niewłaściwą reakcję zawsze można przeprosić.
Niewidzialny człowiek
Bycie uznanym za powietrze w momencie zwolnienia jest absolutnie strasznym doświadczeniem. Dla niektórych może być nawet gorsze niż to, gdy szef pała do nas szczerą niechęcią. Daje to bowiem poczucie bycia kompletnie niepotrzebnym i nieważnym pracownikiem. Znam przypadki, kiedy szef ze stoickim spokojem przyjmuje odejście wieloletniego pracownika — co jest ok, ale potem następuje rozmowa, zgłębienie tematu, poznanie motywacji zmiany. Brak rozmowy, przyjęcie do wiadomości i przejście nad tym do porządku dziennego jest trudnym doświadczeniem, ale daje też jasny sygnał, że odejście jest dobrą decyzją. Smutne jest to, że brak reakcji to też reakcja. Może być tak, że szef wewnętrznie się gotuje, wręcz płacze z powodu odejścia takiej osoby, a tylko na zewnątrz zgrywa twardziela, ale jeśli tak jest, powinien jak najszybciej się przełamać, albo włączyć w proces offboardingu lepiej przygotowane do tego osoby. Czasem będzie to ktoś z zespołu, czasem ktoś z obszaru ludzkiego, HR-owego.
Zostały nam 3 miesiące
Trzy miesiące to zwykle sporo czasu na właściwe przejęcie obowiązków od odchodzącej osoby, rozdzielenie zadań, przeprowadzenie koniecznych szkoleń, ale też znalezienie zastępstwa. W przypadku krótszego czasu wypowiedzenia należy włączyć wyższy bieg. Ten proces przejdzie pomyślnie, gdy zacznie się od właściwej reakcji, dlatego poświęciłam temu tyle miejsca. Nie każde odejście musi wywołać burzę z piorunami, być walką na noże czy próbą dezercji. W świadomych rotacji firmach, a przecież nie ma firm, gdzie ekipa jest stała od pierwszego do ostatniego dnia jej funkcjonowania (jak są, to poproszę namiar), proces ten powinien być możliwie bezboleśnie i profesjonalnie przeprowadzony. Nigdy przecież nie wiadomo, czy drogi odchodzącej osoby nie przetną się z kimś z firmy w przyszłości. Doświadczenia pracownika z offboardingu mocno wpływają na postrzeganie firmy. Pięć lat dobrej pracy może zostać przekreślone przez jedno niepotrzebne zdanie na końcu współpracy. To trochę jak z ostatnim rozdziałem w książce.
Offboardingowa checklista
Przejdźmy zatem do spisania, co dobry offboarding powinien uwzględniać. Zakładam, że firma nie jest trzyosobowa, a proces ma posiadać jasno określone ramy.
- Rozmowa — empatyczna, nastawiona na ustalenie terminu odejścia, sposobu przekazania obowiązków i komunikacji o wyjściu z organizacji. Warto też porozmawiać z zespołem o emocjach i planach, w końcu ich też to dotyczy.
- Oddanie zadań — podczas pierwszej, czasem drugiej rozmowy powinno zostać ustalone, komu, co i jak zostaje przekazane. Ten element offoboardingu ma tu znamiona onboardingu, gdyż inny pracownik przejmuje często nieznane dla siebie dotąd tematy.
- Exit interview — spotkanie pogłębiające motywację do zmiany pracy. Nie powinien jej prowadzić bezpośredni przełożony, ze względu na osobiste powiązanie, co może mieć wpływ na prawdziwość odpowiedzi. Zwykle exity prowadzą osoby z działów około ludzkich, osobiście też rekomenduję takie rozwiązanie. W zależności od okresu wypowiedzenia rozmowa może odbyć się kilka tygodni do kilku dni przed opuszczeniem firmy.
- Pożegnanie zespołowe — celebracja odejścia kolegi z zespołu nigdy nie jest prosta. Warto jednak wykonać ten miły gest, czasem lepiej poza standardowymi godzinami pracy, zwłaszcza jeśli inicjatywa jest oddolna.
- Mail pożegnalny — są różne szkoły, pracownik na odchodne może sam napisać maila do reszty zespołu, firma może uczynić to za niego, albo może dojść do mixu obu wersji.
- Wnioski — to przedostatni element procesu. Składa się na niego podsumowanie powodów odejścia oraz wskazanie rozwiązań, które zapobiegną podobnie umotywowanym zwolnieniom w przyszłości.
- Program naprawczy — właściwie zebrane wnioski i planowane rozwiązania naprawcze należy wdrożyć możliwie najszybciej. Tylko tak można wynieść wartość z procesu offboardingu. Warto też monitorować postępy wdrażania planu.
Odejście pracownika nie powinno być traktowane jako firmowa porażka, raczej nauka i wskazówka, na co powinniśmy zwrócić uwagę. Tu mocno wkracza temat motywacji zmiany pracy. Nie każdy powód odejścia jesteśmy w stanie w naszej organizacji naprawić i nie każdy powinniśmy. To, na co powinniśmy się nastawić, to właściwe pożegnanie, takie jak „do zobaczenia”.
